TFF 報價單系統設計方案

報價單分析總覽

完成了 21 份報價單的全面結構化分析，涵蓋 7 大課程類別。以下為核心發現：

報價單總數

課程類別

計費模式

共通必備欄位

課程類別與規模分佈

類別	份數	上課方式	人數範圍	時數範圍	費用範圍
信託	2	實體	30–320 人	12 小時	1,950–4,160 元/人
公司治理	6	實體	25–390 人	6–36 小時	12,500–30,000 元/時
法遵防洗內稽	4	直播/線上/混合	50–560 人	12–24 小時	2,520–4,800 元/人
線上觀看課程	4	線上(MP4)	300 人	3–4 小時	600 元/人
影片授權	3	數位授權	300 人	3 小時	600 元/人
衍生性商品	5	直播/實體	多梯次	12 小時	依梯次計
其他講座(軟性)	2	實體(多地)	60–390 人	4–36 小時	13,000–24,000 元/時

五大計費模式

模式	計算公式	適用類別	佔比
人次制	單價 × 人數	信託、法遵、線上觀看	33%
時薪制	時薪 × 時數 × 梯次	公司治理、軟性課程	19%
固定金額	課程固定價格	特定專班	10%
授權費制	授權費 × 人數	影片授權	29%
組合計費	Σ(地區時薪×時數×梯次 + 交通費)	多地點講座	10%

12 項共通必備欄位

所有報價單無論類型皆包含以下欄位，這些構成了統一資料模型的基底：

#	欄位名稱	說明	範例
1	委託單位	客戶公司全名＋簡稱	華南商業銀行（華南銀行）
2	承辦單位	固定為台北金融	財團法人台北金融研究發展基金會
3	訓練對象及人數	目標對象與預計人數	全行同仁，320 名
4	上課日期/期間	具體日期或梯次安排	115/5/13(三)–5/14(四)
5	上課時間	每日上課時段	09:00–12:00、13:00–16:00
6	上課地點	實體地址或線上平台	台北金融 TEAMS 線上教室
7	課程時數	課程總時數	共 12 小時（2 日制）
8	收費標準	單價＋計費單位	4,160 元/人
9	課程費用總額	含稅總金額	124,800 元(含稅)
10	報價包含項目	服務內容清單	講師費、講義、證書、助教、結案報告
11	聯絡窗口	承辦人姓名＋電話＋分機	陳臆安 (02)2388-9508 #219
12	付款資訊	銀行帳號＋付款方式	國泰世華銀行信義分行 015030017878

各類別獨特欄位差異

類別	獨特欄位	格式標準化
信託	課程大綱表（場次×時間×課綱×時數）、人數下限條件	高
公司治理	訓練人數統計表、講師簡介表、認列公司治理時數、地區差異定價、教學方法說明	中
法遵防洗	補課說明、技術要求（瀏覽器/設備）、測驗規則（70分及格/5次重考）、進修時數認列	高
線上觀看	影片規格(MP4)、使用期間、帳號開通、學習紀錄	中
影片授權	著作權保護條款、使用限制(不可轉讓/複製/修改)、授權範圍	中
衍生商品	大型梯次地點對照表(12梯)、課程確認單格式	低
軟性課程	地區場次分佈表、組合計費明細、交通費分級、多層折扣計算	低

版面複雜度分類

簡潔型（35%）

8–12 段落、1–2 張表格、400–600 字、約 1 頁

代表：信託類、法遵基礎版

詳細型（45%）

12–20 段落、4–8 張表格、1,500–2,500 字、2–4 頁

代表：公司治理、軟性課程

技術型（20%）

10–15 段落、2–4 張表格、700–1,000 字、1.5–2 頁

代表：線上課程、影片授權

系統整體架構

HTML 前端
引導式填寫

→

Google Apps Script
驗證 + 計算

→

Google Sheets
資料庫

→

報價單 (Word/PDF)
自動產出

管理報表
即時儀表板

←

Google Sheets
資料彙整

        為什麼選 Google Sheet + HTML？

        ① 無需架設伺服器，零維護成本

        ② 基金會人員熟悉 Google 環境，學習成本低

        ③ Google Apps Script 提供 Web App 功能，可部署為前端介面

        ④ 資料即時同步，多人協作不衝突

        ⑤ 可匯出 Google Doc/PDF 報價單

Google Sheets 資料表設計（8 個分頁）

核心資料表

📋 報價單主檔
quotations

🏢 客戶資料
clients

📚 課程目錄
courses

👨‍🏫 講師資料
instructors

明細與設定表

📅 梯次安排
sessions

💰 費用明細
fee_items

⚙️ 系統設定
config

📊 業務報表
dashboard

核心欄位定義 — 報價單主檔 (quotations)

欄位名稱	類型	必填	說明	防呆規則
報價單編號	Text	✓ 自動	格式：Q-YYYYMM-NNN	系統自動產生，不可修改
報價日期	Date	✓ 自動	填寫當日	自動帶入今天日期
有效期限	Date	✓ 自動	預設報價日+30 天	必須 > 報價日期
客戶代碼	FK	✓	連結客戶資料表	下拉選單 + 自動完成
課程類別	Enum	✓	7 大類別	下拉選單，決定後續欄位
課程名稱	Text	✓	客製化課程名	不可空白，上限 100 字
上課方式	Enum	✓	實體/直播/線上/授權/混合	依課程類別篩選可選項
課程總時數	Number	✓	總訓練時數	必須 > 0，自動加總驗證
預計人數	Number	✓	訓練人數	必須 > 0，人次制必填
計費模式	Enum	✓	5 種計費模式	依課程類別建議預設值
單價	Currency	✓	元/人或元/時	必須 > 0
總金額(含稅)	Currency	✓ 自動	系統計算	自動計算，顯示計算過程
預計完成季度	Enum	✓	Q1/Q2/Q3/Q4	依上課日期自動判斷
狀態	Enum	✓	草稿→報價→簽約→執行→完成	狀態只能前進，不可跳級
承辦窗口	Enum	✓	基金會聯絡人	從員工清單選取

客戶資料表 (clients)

欄位	類型	說明	防呆
客戶代碼	Text PK	C-NNN	唯一，自動產生
公司全名	Text	正式全稱	不可空白，去重驗證
公司簡稱	Text	報價單用簡稱	自動建議
統一編號	Text	8 碼統編	格式驗證：8 位數字
產業別	Enum	銀行/科技/醫療/其他	下拉選單
聯絡人	Text	主要聯繫窗口	—
電話	Text	連絡電話	格式驗證
Email	Text	電子郵件	格式驗證
地址	Text	公司地址	—

Google Sheets 分頁架構

📋 報價單主檔 🏢 客戶資料 📚 課程目錄 👨‍🏫 講師庫 📅 梯次明細 💰 費用明細 ⚙️ 系統設定 📊 儀表板

分頁說明

分頁名稱	用途	寫入方式	資料來源
報價單主檔	儲存每張報價單的核心資訊	由 HTML 前端寫入	前台填寫
客戶資料	客戶公司基本資料庫	前端新增 / 管理員維護	累積建檔
課程目錄	標準課程名稱、時數、單價範本	管理員維護	歷史資料
講師庫	合作講師資料（姓名、現職、經歷）	管理員維護	人事資料
梯次明細	每張報價單的梯次/場次安排	由前端多列寫入	前台填寫
費用明細	報價包含項目與費用拆分	系統自動 + 前端調整	自動計算
系統設定	計費參數、地區交通費、窗口清單	管理員維護	基金會政策
儀表板	即時統計與管理報表	公式自動計算	報價單主檔

系統設定表 (config) — 關鍵參數

設定項目	預設值	說明
報價有效天數	30	報價日 + N 天 = 有效期限
稅率	5%	營業稅率
人數下限	30	不足此數以此計算
線上授權單價	600	元/人
北部時薪基準	24,000	元/小時
中南部時薪基準	13,000	元/小時
中部交通費	3,000	元/人/趟
南部交通費	5,000	元/人/趟
承辦窗口清單	陳臆安、陳璽如、張晉樵	可自行增減
銀行帳號	013-015030017878	國泰世華信義分行

Google Apps Script 核心功能

功能	觸發方式	說明
doGet()	Web App URL	載入 HTML 前端介面
submitQuotation()	表單送出	驗證資料 → 寫入 Sheet → 回傳編號
getClients()	前端呼叫	取得客戶清單供下拉選單
getCourseTemplates()	前端呼叫	根據課程類別取得範本
calculateTotal()	即時計算	根據計費模式計算總金額
generateQuoteDoc()	按鈕觸發	產出 Google Doc 報價單
autoNumbering()	寫入時觸發	自動產生報價單編號
validateCompany()	即時驗證	統一編號格式與重複檢查

HTML 前端介面設計 — 分步引導式填寫

採用「Step-by-Step Wizard」模式，將報價單填寫拆為 5 個步驟，降低前台人員認知負擔：

Step 1
選擇客戶

→

Step 2
選擇課程

→

Step 3
安排梯次

→

Step 4
費用確認

→

Step 5
預覽送出

Step 1：選擇客戶 — 防呆設計

介面元素

客戶搜尋自動完成下拉
公司全名自動帶入 (唯讀)
統一編號自動帶入 + 8碼驗證
產業別自動帶入
聯絡窗口自動帶入 (可修改)
新增客戶彈窗表單 + 去重檢查

防呆機制

🔍 輸入公司名稱時即時搜尋，避免重複建檔

🔢 統一編號自動驗證格式（8 位數字）

⚠️ 新客戶建檔時，自動比對是否有相似名稱

📋 選擇客戶後，自動帶入該客戶歷史報價紀錄

Step 2：選擇課程 — 動態欄位

介面元素

課程類別 7 大類別下拉
課程範本依類別篩選
課程名稱可客製修改
上課方式依類別篩選可選項
課程時數數字 + 自動建議
預計人數數字輸入
認列時數核取方塊(條件顯示)

動態行為

📂 選「信託」→ 自動顯示 12 小時、實體課程

📂 選「影片授權」→ 隱藏梯次欄位，顯示授權條款

📂 選「公司治理」→ 顯示「認列公司治理時數」核取方塊

📂 選「法遵防洗」→ 顯示補課說明、技術要求欄位

📂 選「軟性課程」→ 顯示地區場次分配表

Step 3：安排梯次

依課程類別動態調整表格欄位：

課程類別	梯次表欄位	特殊功能
信託/公司治理	梯次、日期、時間、地點、人數	自動計算總人數
法遵防洗	梯次、日期、時間、平台、補課期限	線上平台預設帶入
衍生商品	場次(1–12)、日期×2天、地點	兩日制自動配對
軟性課程(多地)	地區、場次數、日期、人數	地區交通費自動計算
線上/影片授權	（無梯次）	使用期間填寫欄

Step 4：費用確認 — 自動計算引擎

計費引擎根據課程類別 + 計費模式自動選擇公式：

計費模式	自動計算邏輯	可手動調整
人次制	單價 × max(人數, 人數下限)	單價、人數
時薪制	時薪 × 時數 × 梯次數	時薪、時數
固定金額	直接輸入	金額
授權費制	600 × 人數	人數
組合計費	Σ(地區時薪 × 時數 × 梯次 + 交通費)	時薪、交通費

費用確認頁面會顯示：原價、優惠價、折扣幅度、計算明細，讓前台一目了然。

Step 5：預覽與送出

完整預覽報價單內容後送出，系統自動執行：

產生編號
Q-202604-001

→

帶入日期
報價日+有效期

→

寫入 Sheet
主檔+明細

→

產出報價單
Google Doc/PDF

全方位防呆機制設計

基於資訊安全與資料治理原則，設計四層防呆架構：

第一層：輸入端防呆（HTML 前端）

防呆項目	規則	實作方式
公司名稱	不可空白、去重比對、模糊搜尋提示	autocomplete + 即時 API 查詢
統一編號	必須為 8 位數字、格式驗證	正則驗證 + 視覺提示
課程時數	必須 > 0、不超過 100	數字欄位 + 範圍限制
預計人數	必須 > 0、依類別建議範圍	數字欄位 + 警告提示
日期	不可早於今天、結束日 ≥ 開始日	日期選擇器 + 交叉驗證
金額	必須 > 0、自動千分位、含稅標示	數字格式化 + 計算預覽
必填欄位	未填寫時無法進入下一步	步驟間閘門驗證
課程類別連動	選類別後自動過濾可選的上課方式	條件式下拉選單

第二層：邏輯防呆（Google Apps Script）

驗證項目	規則	錯誤處理
費用計算	總金額 = 單價 × 數量（容許 ±1 元四捨五入誤差）	自動修正 + 警告
時數加總	各單元時數總和 = 課程總時數	高亮不一致欄位
人數一致性	梯次人數總和 ≈ 預計人數	差異超過 10% 警告
有效期限	有效期限 > 報價日期	自動修正為 +30 天
重複報價	同客戶+同課程+30 天內 → 提示	彈窗確認是否繼續
季度判斷	依上課日期自動判定 Q1–Q4	自動填入

第三層：資料存儲防呆（Google Sheets）

機制	說明
資料驗證	每欄設定 Data Validation（下拉、數字範圍、日期格式）
保護範圍	報價單編號列、計算公式列設為唯讀（僅系統可寫入）
版本歷程	Google Sheets 內建版本紀錄，可追溯任何修改
權限控管	前台人員僅能透過 HTML 介面操作，不直接編輯 Sheet
備份機制	每日自動備份至指定 Google Drive 資料夾

第四層：業務流程防呆

機制	說明
狀態流程控管	草稿 → 已報價 → 已簽約 → 執行中 → 已完成（不可跳級、不可回退）
有效期提醒	到期前 7 天自動寄 Email 提醒承辦窗口
異常金額警告	單筆金額超過歷史平均 200% 時發出警告
季度進度追蹤	每季末自動檢查未完成報價單，發送統計報表
操作日誌	記錄每次建立/修改/刪除的操作者與時間

業務管理報表設計

報價單資料直接作為管理報表輸入源，在 Google Sheets「儀表板」分頁自動呈現：

報表 1：季度課程完成追蹤表

追蹤每門課程預計在哪一季完成，即時掌握進度：

課程類別	Q1 (1–3月)	Q2 (4–6月)	Q3 (7–9月)	Q4 (10–12月)	合計
信託	2 ✓	1 進行中	—	—	3
公司治理	3 ✓	2 進行中	1 待開課	—	6
法遵防洗	—	1 ✓	2 進行中	1 待開課	4
影片授權	2 ✓	1 ✓	—	—	3
（以上為範例數據）

📊 自動計算邏輯：根據報價單的「上課日期」自動歸入對應季度，結合「狀態」欄位判斷 ✓已完成/進行中/待開課

報表 2：營收預估與實績表

統計維度	指標	計算方式
月營收預估	當月所有「已簽約」+「執行中」報價單金額總和	SUM(金額 WHERE 狀態 IN (簽約,執行))
季度營收實績	該季「已完成」報價單金額總和	SUM(金額 WHERE 狀態=完成 AND 季度=Q)
客戶貢獻排名	各客戶年度報價金額	SUMIF(客戶, 金額)
課程類別分佈	各類課程佔比	COUNTIF(類別) / COUNTA(全部)
報價成功率	已簽約 / 已報價	COUNT(簽約) / COUNT(報價)

報表 3：承辦窗口工作量表

指標	說明
各窗口負責案件數	依「承辦窗口」欄位統計進行中案件數
待跟進報價單	狀態為「已報價」且超過 15 天未簽約的清單
即將到期報價單	有效期限在 7 天內的清單
本月新建報價數	當月建立的報價單總數

報表 4：客戶關係管理

指標	說明
客戶互動頻率	每個客戶年度報價次數
客戶續約率	去年有報價 + 今年也有報價的比例
高價值客戶	年度累積金額 Top 10
休眠客戶	超過 6 個月未有新報價的客戶

分階段實施路線圖

Phase 1：基礎建設（第 1–2 週）

建立 Google Sheets 資料結構（8 個分頁）、設定資料驗證規則、匯入現有客戶與課程資料、建立系統設定參數

Phase 2：核心功能（第 3–4 週）

開發 Google Apps Script（驗證、計算、API）、建立 HTML 前端 Wizard 介面（5 步驟）、實作自動編號與日期產生

Phase 3：計費引擎（第 5 週）

實作 5 種計費模式的自動計算、地區差異定價與交通費計算、優惠折扣邏輯

Phase 4：報價單產出（第 6 週）

建立 Google Docs 報價單範本（5 種類型）、實作自動填充與格式化、PDF 匯出功能

Phase 5：管理報表（第 7 週）

建立儀表板分頁的公式與圖表、季度追蹤表、營收預估表、自動提醒機制

Phase 6：測試與上線（第 8 週）

前台人員試用與回饋、防呆機制壓力測試、歷史資料遷移、正式上線與教育訓練

資安與資料治理原則

原則	措施
最小權限	前台人員只能透過 HTML 介面操作，無法直接編輯 Google Sheets 原始資料
資料分級	客戶統編、銀行帳號等敏感欄位設定保護範圍，僅管理員可檢視
操作留痕	每次操作記錄於操作日誌表（時間、操作者、動作、內容摘要）
備份與還原	每日自動備份 Sheets 至 Google Drive，保留 90 天
存取控管	使用 Google Workspace 帳號認證，限定基金會 @tff.org.tw 網域登入
資料完整性	防呆四層機制確保每筆資料寫入前經過完整驗證

後續擴充方向

短期（3 個月內）

整合 Email 自動寄送報價單、LINE 通知到期提醒、行動裝置響應式優化

中期（6 個月內）

客戶自助報價入口、電子簽章整合、合約管理模組

長期（1 年內）

AI 輔助定價建議、講師排程最佳化、與會計系統串接

TFF 報價單智慧管理系統 — 設計方案

報價單分析總覽

課程類別與規模分佈

五大計費模式

12 項共通必備欄位

各類別獨特欄位差異

版面複雜度分類

簡潔型（35%）

詳細型（45%）

技術型（20%）

系統整體架構

Google Sheets 資料表設計（8 個分頁）

核心欄位定義 — 報價單主檔 (quotations)

客戶資料表 (clients)

Google Sheets 分頁架構

分頁說明

系統設定表 (config) — 關鍵參數

Google Apps Script 核心功能

HTML 前端介面設計 — 分步引導式填寫

Step 1：選擇客戶 — 防呆設計

介面元素

防呆機制

Step 2：選擇課程 — 動態欄位

介面元素

動態行為

Step 3：安排梯次

Step 4：費用確認 — 自動計算引擎

Step 5：預覽與送出

全方位防呆機制設計

第一層：輸入端防呆（HTML 前端）

第二層：邏輯防呆（Google Apps Script）

第三層：資料存儲防呆（Google Sheets）

第四層：業務流程防呆

業務管理報表設計

報表 1：季度課程完成追蹤表

報表 2：營收預估與實績表

報表 3：承辦窗口工作量表

報表 4：客戶關係管理

分階段實施路線圖

Phase 1：基礎建設（第 1–2 週）

Phase 2：核心功能（第 3–4 週）

Phase 3：計費引擎（第 5 週）

Phase 4：報價單產出（第 6 週）

Phase 5：管理報表（第 7 週）

Phase 6：測試與上線（第 8 週）

資安與資料治理原則

後續擴充方向

短期（3 個月內）

中期（6 個月內）

長期（1 年內）